Como fazer controle de estoque no caderno?

Uma linha por produto, com nome exato e código. Para cada movimento, escreva a data, se entrou ou saiu, quantas unidades, o motivo e o saldo que ficou. Conte de verdade antes de começar e confira 10 produtos por semana. O caderno deixa de dar conta quando o mesmo produto é vendido em dois lugares.

Qual a fórmula do estoque mínimo e do ponto de pedido?

Multiplique quanto você vende por dia pelos dias que o fornecedor leva para entregar, e some uma folga. Quem vende 3 por dia e espera 10 dias faz 3 × 10 = 30, mais 5 de folga: pede de novo quando o estoque chega em 35 unidades. A conta é por produto.

Como não vender no Instagram o que já saiu na loja física?

Os dois precisam olhar para o mesmo estoque. Se a venda do balcão e a venda da internet descontam do mesmo lugar na hora, o produto some da vitrine sozinho quando acaba, e você não precisa avisar ninguém.

Controle de estoque para loja pequena: por onde começar

Q: Com que frequência devo fazer inventário?

Um pedaço por semana, em vez da loja inteira uma vez por ano. Na pesquisa da Abrappe, quase metade das empresas faz contagem por partes todo dia. Comece pelos produtos que mais vendem e vá girando a lista.

A cliente chama às 22h e pergunta se ainda tem o vestido verde tamanho M. Você responde que sim. No dia seguinte, procura a peça e ela não está lá.

Sobram duas saídas ruins: devolver o dinheiro ou empurrar outra coisa. As duas custam a próxima compra.

Controle de estoque não é planilha bonita. É saber três coisas: quanto tem, quanto sai por dia e quando pedir de novo. O resto é enfeite.

Arte do caderno ao automático: o caderno serve enquanto é você sozinha vendendo por um canal só; a planilha serve enquanto você lança tudo no mesmo dia; a planilha com código serve para conferir e etiquetar; e no sistema a venda já desconta sozinha.

Por que estoque errado custa tão caro?

Porque ele cobra dos dois lados. De um lado você vende o que não tem. Do outro, deixa dinheiro dormindo numa peça que ninguém pediu.

O varejo brasileiro perdeu 1,51% de tudo que faturou com quebras, furtos, avarias e diferenças de estoque, o que deu R$ 36,5 bilhões em um ano, segundo a pesquisa da Abrappe com a KPMG. E o maior vilão não é o ladrão: são as perdas não identificadas, aquelas em que ninguém sabe dizer para onde a mercadoria foi.

Perda que ninguém explica é quase sempre falta de registro. O produto saiu, só não avisou ninguém.

E tem o outro lado, o cliente que não acha o que quer. No varejo alimentar, a ruptura ficou em 10,8% em julho de 2026, segundo a Neogrid. Ou seja: em cada 100 produtos que deveriam estar à venda, 11 não estavam.

Loja pequena perde mais que loja grande. Na pesquisa da ABRAS de 2025, a ineficiência foi de 1,41% no atacarejo e de 3,03% na loja de vizinhança. Mais que o dobro, com menos dinheiro para absorver o prejuízo.

Qual o jeito mais simples de controlar estoque?

Cinco passos. Dá para começar hoje, com o que você já tem.

Faça uma lista única de produtos. Um nome só para cada coisa. "Vestido verde M" e "vestido verde tamanho M" viram duas linhas e o número já nasce errado.
Dê um código para cada item. Pode ser simples: VEST-VRD-M. É ele que amarra a etiqueta, a prateleira e a lista.
Conte de verdade uma vez. Sem chute inicial. Todo o resto depende desse número estar certo no dia zero.
Anote toda entrada e toda saída no MESMO lugar. Compra, venda, troca, devolução, peça que você deu de brinde e peça que quebrou.
Confira por partes, toda semana. Contagem completa uma vez por ano não corrige nada: só mostra o tamanho do estrago.

Prateleira de estoque de uma loja pequena com caixas de papelão e potes plásticos transparentes etiquetados, com roupas dobradas dentro

E o caderno, serve?

Serve, no começo. Muita gente começa assim: numa pesquisa do Sebrae sobre hábitos financeiros, 25% dos donos de pequenos negócios ainda controlam as contas no caderno e 10% não controlam de jeito nenhum.

O caderno quebra em dois momentos, e você sabe qual é o seu: quando duas pessoas pedem a mesma peça no mesmo dia, e quando o mesmo produto está à venda em dois lugares (a vitrine e o balcão, o Instagram e o site).

Quando pedir mais mercadoria?

Antes de acabar. A conta é simples e vale para cada produto, não para a loja inteira.

Arte com a conta de quando fazer o pedido: quem vende 3 por dia e espera 10 dias pelo fornecedor multiplica 3 por 10, soma uma folga de 5 unidades e faz o pedido quando o estoque chega em 35.

Quanto você deve ter guardado? A Abrappe recomenda um estoque que gire em torno de 30 dias para aguentar os picos. Numa análise do Sebrae do Paraná, a régua é parecida: de 30 a 60 dias de venda, e estoque que vale 3 vezes o faturamento do mês já é excesso.

Excesso não é segurança. É dinheiro seu dormindo na prateleira, que sai de lá com desconto ou vencido.

Quais produtos merecem mais atenção?

Nem todo produto merece o mesmo cuidado. Separe em três grupos, o que a GS1 Brasil chama de curva ABC: ordene por quanto cada produto representa no seu faturamento.

Grupo	O que é	O que fazer
A	Poucos produtos, a maior parte do faturamento	Conte toda semana e nunca deixe faltar
B	Vendem bem, mas sem carregar a loja	Confira a cada 15 dias
C	Muita variedade, pouco dinheiro	Confira uma vez por mês e não repita a compra grande

Se um produto do grupo A faltar, o mês inteiro sente. Se um do grupo C faltar, quase ninguém percebe. Seu tempo tem que ir para onde o dinheiro está.

Como fazer a contagem sem fechar a loja?

Não conte tudo de uma vez. Conte um pedaço por semana, que é o que o varejo grande faz: na pesquisa da Abrappe, quase metade das empresas faz contagem por partes todo dia (48,85%), e 91,74% contam com a equipe da própria loja, sem contratar ninguém.

Arte da contagem de 20 minutos por semana: escolha 10 produtos que mais vendem, conte o que está na prateleira e na caixa, compare com o sistema, ajuste e anote o motivo da diferença, e na semana seguinte conte outros 10.

O passo que quase todo mundo pula é o último: escrever o motivo da diferença. Sem motivo, o mesmo buraco aparece de novo no mês que vem e você segue sem saber se é furto, troca não anotada ou erro de contagem.

O que faz o estoque mentir

Arte com 5 coisas que fazem o estoque mentir: tirar a peça da caixa e não anotar, contar só no fim do ano, somar tamanhos e cores num número só, esquecer troca e devolução, e deixar a venda do balcão fora da conta.

Tem um erro que parece bobo e estraga tudo: cadastro malfeito. Nome trocado, produto na categoria errada, item repetido. Na mesma pesquisa da Abrappe, 30,25% das empresas nunca revisam o cadastro de produtos.

E o clássico das lojas de roupa: somar tamanhos e cores num número só. "Tenho 12 vestidos" não diz nada quando a cliente quer o verde M. Se a sua loja trabalha com grade, veja o passo a passo em como controlar estoque por tamanho e cor.

Vender no Instagram e no balcão sem se enrolar

É aqui que o caderno morre. Se a mesma peça está à venda em dois lugares, o estoque precisa ser um só, e cada venda tem que descontar dos dois na hora.

Quando isso não acontece, você cancela pedido. E cancelamento é caro em marketplace: a Amazon exige que os cancelamentos feitos pelo vendedor fiquem abaixo de 2,5% dos pedidos, sob risco de perder espaço ou ter a conta suspensa.

Estoque em dois lugares só funciona quando é um número só. Duas listas sempre divergem, e quem descobre primeiro é o cliente.

Na loja pequena, o preço é outro, e pior: a cliente que ouviu "acabou, desculpa" depois de pagar dificilmente volta.

O que o MEI precisa guardar

Duas obrigações que têm tudo a ver com estoque:

Guardar as notas de compra e de venda por 5 anos. É regra do MEI, e a nota de compra é justamente o papel que prova o que entrou no seu estoque.
Preencher o Relatório Mensal de Receitas Brutas até o dia 20 do mês seguinte. Ele não é entregue a ninguém, mas fica arquivado junto com as notas.

E o teto: em 2026 o limite do MEI continua R$ 81 mil por ano. Existe uma proposta no Congresso (PLP 186/2026) para subir para R$ 110 mil em 2027, mas ela ainda não foi aprovada. Quem controla estoque a partir da nota de entrada acompanha esse limite sem susto no fim do ano.

Quando isso não vale a pena

Honestamente, nem toda loja precisa de tudo isso:

Você produz sob encomenda e não guarda peça pronta: controle o material, não o produto.
Brechó ou peça única: cada item é um produto de uma unidade só. Curva ABC não ajuda, e o que resolve é dar baixa na hora da venda.
Menos de 20 produtos e um canal só: o caderno dá conta. Volte aqui quando abrir o segundo canal.

Como fazer isso na sua loja Sellit

Se a sua loja é na Sellit, boa parte desse método já vem pronta:

Histórico de cada peça: em Produtos › Controle de estoque, toda mudança vira uma linha com data, motivo e responsável, e a venda da vitrine entra sozinha. É onde você anota o motivo da diferença. Veja em Controle de estoque.
Folha de contagem impressa: o botão Imprimir relatório monta a lista com o que o sistema diz e um espaço em branco para você escrever o que contou. É a contagem semanal no papel, sem planilha.
Cada tamanho e cor com o seu número: em Variações de produto, o estoque é por combinação, não por produto.
Balcão e internet no mesmo estoque: a venda no PDV baixa do mesmo lugar que a venda da vitrine.
Esgotou? Vire lista de espera: o produto sem estoque troca o botão por "Avise-me quando chegar" e avisa quem pediu assim que você repõe. Em Avise-me quando chegar.
Muita coisa para corrigir de uma vez: dá para baixar a planilha da loja, ajustar preço e estoque no computador e subir de volta. Em Editar produtos em massa.

De onde vêm os números

Perdas de 1,51% e R$ 36,5 bilhões, perdas não identificadas, ruptura, contagem cíclica e cadastro de produtos: Pesquisa Abrappe de Perdas no Varejo Brasileiro 2025, com a KPMG (outubro de 2025, com dados de 2024)
Ineficiência por formato de loja: 25ª Pesquisa de Eficiência Operacional da ABRAS (abril de 2025)
Ruptura de 10,8% em julho de 2026: Neogrid, via Distribuição/ABAD (agosto de 2026)
Caderno e planilha nos pequenos negócios: Pesquisa Hábitos Financeiros 2025, do Sebrae (dezembro de 2025). A pesquisa mede o controle das contas, não o do estoque.
Estoque de 30 a 60 dias e o alerta do excesso: Comunidade Sebrae do Paraná (novembro de 2025)
Curva ABC, giro e PEPS: GS1 Brasil (novembro de 2025)
Limite de cancelamento do vendedor: Amazon Seller Central
Teto do MEI e a proposta em tramitação: gov.br (página atualizada em setembro de 2026)
Relatório mensal e guarda das notas: gov.br, Relatório Mensal de Receitas Brutas
Imagens: geradas com inteligência artificial para este texto

Controle de estoque para loja pequena: como parar de vender o que já acabou